【數位實務資訊】ODF 檔 (1)：不可不知的檔案格式

各位老師、同仁：

您是否自己（或讓學生）感受過以下這兩種痛苦呢？

【痛苦１】
下載了一個申請表／試卷，打開檔案卻沒法填入資料／答案，因為它是 PDF 檔！
只能列印後，再手寫；
不只常常格子很小很難填，
而且萬一填壞了，只好再列印一份，小心再重填一次；
而收到申請表的承辦人員也很痛苦，因為常常字跡很難辨認，
且因為不是電子檔，所以也無法透過 copy/paste 方式彙整資料～

【痛苦２】
將有一堆表格的 PDF 檔 copy 後貼上 Word，表格的格式都沒了，
散成一堆文字，頁碼、頁尾等等內容還亂摻在裡面～

解決方法很簡單，Word／Excel／Powerpoint 做好後，
將檔案另存一份 ODF 格式就好了！

另見公告：《ODF 檔 (2)：Word 如何存成 ODF 檔？》

(１) 存 ODF？或是 PDF？

以下直接摘錄先前國檔局的說明：

(一) 開放文檔格式 (Open Document Format，ODF)
為國際標準，亦為我國政府文件標準格式，
附件後續有編輯需求時，優先採用。(二) 可攜式文件 (Portable Document Format，PDF)
為國際標準，亦為業界普遍使用發展之可攜式文件格式，
附件不需編輯時優先採用。

註：所謂的〝開放〞(open)，是指〝不受限於〞特定廠牌的軟體 (例如：微軟 Office) 才能開啟。

例如 Word 文件，
如果是「申請表」之類，要給大家填寫的，宜／應提供 ODF 檔，
如果是〝給看不給修改〞的「法規」，就提供 PDF 檔。
（當然，自己要存 Word 檔或 ODF 檔，以備日後需改之需。）

其實政府很早以前就開始〝推廣〞ODF 檔了（現在可說已要〝強制〞了），
下圖是 2015 年時擷自某政府機關網站提供民眾「下載」的單元：

【網頁擷圖】政府機關網站的「申請書表下載」單元
台南市永康區戶政事務所：下載區